こんにちは。
兼業主婦のひなつです。
皆さんは日々どんな事に気を付けて仕事をしていますか？
毎日決まったことを予定通りにこなしていくのが基本ですが、変化する状況の中で自分のやることは増えていきます。
私は仕事を抱え込みやすいタイプで、どうしても自分を苦しめる働き方をしていました。
最近本で仕事を抱え込まないようにする工夫を知り、実行したら心が軽くなり余裕が出来たのでそのコツについて話をしたいと思います。
目次
仕事を抱え込む原因と対策
仕事を抱え込む人の特徴
- 責任感が強い（人が信じられない）
- 優先順位をつけるのが苦手（マルチタスクが苦手）
- 完璧主義
- 予定を詰め込みすぎる（イレギュラーに弱い）
他のことをしているわけではないのになぜか仕事が終わらなかったり、仕事の効率が上がらなかったりするのは上記の理由が考えられます。
ではそれに対してどのような対策を取るべきか考えました。
「仕事を抱え込む」のは意識を変えることが対策
- 事前に任せる仕事を決める
- 仕事の期限を細かく確認する
- 期限前に８割の出来で提出する
- １日のスケジュールに２割の空白を作る
１つずつ詳しく見ていきましょう。
責任感が強い（人が信じられない）
仕事を抱え込む人に多いのが、他の人に仕事を上手く渡せない状態です。
良く言えば「責任感が強くやり抜く忍耐力がある」となりますが、仕事は自分のタスクをしっかりと他の人と共有しチームで進めていくことが効率化の近道。
他の人に任せるよりも自分でやった方が早い、自分でやった方が安心と思ってしまう人は結果的に抱え込み過ぎになりパンクしてしまいます。
例えば簡単な受注は手の空いている人に任せて、最後に自分が確認する。データの確認は自分でチェックするのではなく、誰かと交換してチェックをする。など…
一緒に仕事を進めていく人と事前にルールを決めておくことで、罪悪感なく相手に仕事を振ることが出来ます。
コミュニケーションが苦手でも決めてしまえば大丈夫です。
優先順位をつけるのが苦手（マルチタスクが苦手）
仕事は細かい作業の連続で行われているのがほとんどです。
１日の作業量を上手に把握できていないと、全体の予定が崩れ、時間が掛かってしまいます。
取り掛かる前にタスクを細分化し作業量を可視化、その上で優先順位をつける癖をつければ思ったよりも時間が掛かったという事態を未然に防ぐことができます。
仕事を頼まれた時に納期や期限を細かく確認することで、優先順位がつけやすくなります。
可能なら経過をしっかりメモしておくといつ誰が見ても分かるので、時間を取られることがありません。
ポイントは自分の所で止まる仕事を増やさないこと。
優先度が低くても短時間で終わりそうなものは先に片付けるのがおすすめです。
人間の脳はあれをしなきゃ…と思い続けることにストレスを感じます。
納期は迫っているけどこれだけ頑張れば良い、という集中できる環境の方が進みが早い場合も。
完璧主義
パレートの法則という有名な法則があります。（別名80：20の法則）
成果のうち８割が全体の努力の２割で決まるという意味のことです。
つまりテストで８０点取るのに、１００点目指した勉強の内２割で十分ということ。100点を目指すのは大切ですが仕事において80点で済むことはたくさんあります。
自分の仕事を客観的に見返して妥協ラインを探せるようになりましょう。
完璧に作り上げるのは大事なことですが、間に合わなければ意味がありません。
そんな時は期日よりも早めに、８割くらいの完成度で確認してもらいましょう。
相手の状況を考えられないくらいの手間は論外ですが、直してほしい部分を聞いて取り掛かった方が効率的ですし、何度もやり取りをした方がギリギリに提出されるよりも相手に信頼してもらうことができます。
予定を詰め込みすぎる（イレギュラーに弱い）
私が特に苦しんだのはこの部分です。
出勤して朝のうちに１日のスケジュールを考えるのですが、電話対応が多い職業なので途中でイレギュラーが入ってくると予定が全て後ろ倒しになっていました。
必要以上に時間に追われると抱え込みすぎる状況になることはもちろん、ストレスの原因になってしまいます。
これは本で読んだのですが、完璧主義な人は１日のスケジュールをキツキツで入れてしまう癖があるそうです。
これだとイレギュラーが発生した時に対処ができずに、時間が掛かりストレスの原因にもなります。
あらかじめ期限を確認しておき、空白のスペースを作っておくことで時間に追われず仕事を進め、ストレスも感じにくいです。
空いた時間には切羽詰まった予定が無い限り前倒しで仕事はせず、デスク周りの掃除をしたり、明日の準備や資料集めをしたりなど余裕を持てるように過ごしています。
おすすめの書籍
【人に頼む技術】
人に頼るのは悪い事ではないと教えてくれる本です。
まとめ：仕事は抱え込み過ぎないように
以上、私が仕事を抱え込み過ぎないように気を付けている事についてお話させて頂きました。
仕事量は管理するのが難しいですが、少しやり方を変えるだけでストレスが軽減されます。
自分に合ったやり方で毎日仕事をしていきましょう。
